Bạn là dân văn phòng, thường xuyên phải soạn thảo văn bản? Bạn muốn văn bản của mình luôn chuyên nghiệp và đúng chuẩn theo quy định mới nhất? Vậy thì đừng bỏ qua bài viết này nhé! Hôm nay, Taigamemoi.net sẽ hướng dẫn bạn cách soạn thảo văn bản trên Word chuẩn Việt Nam, cập nhật theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
Chuẩn Bị Trước Khi Soạn Thảo
Trước khi bắt tay vào soạn thảo, hãy chắc chắn rằng bạn đã cài đặt bộ gõ tiếng Việt (khuyến nghị Unikey) và lựa chọn bảng mã Unicode hoặc Telex để hạn chế lỗi font chữ.
Bắt Đầu Soạn Thảo Văn Bản Chuyên Nghiệp
1. Thiết Lập Các Thông Số Cơ Bản
Bước 1: Chuyển Đơn Vị Đo
Mặc định, Word sử dụng đơn vị đo là Inches. Bạn cần chuyển sang Centimeters (cm) để thuận tiện cho việc căn lề theo quy định. Thực hiện theo đường dẫn sau:
File > Options > Advanced > Display > Đổi Inches thành Centimeters (cm)
Bước 2: Lựa Chọn Khổ Giấy
Khổ giấy tiêu chuẩn cho văn bản hành chính hiện nay là A4 (210mm x 297mm).
Layout > Page Setup > Size > Chọn A4
Bước 3: Căn Lề Chuẩn “Tỉ Lệ Vàng”
Căn lề là yếu tố quan trọng giúp văn bản trở nên cân đối và chuyên nghiệp. Theo quy định, lề trên, dưới, trái, phải lần lượt là 2cm – 2cm – 3cm – 2cm (hay còn gọi là “tỉ lệ vàng”).
Layout > Page Setup > Margins > Custom Margins > Nhập các giá trị lề
Bước 4: Font Chữ Và Cỡ Chữ
Font chữ chuẩn cho văn bản hành chính là Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14. Lưu ý lựa chọn font chữ phù hợp với nội dung và hoàn cảnh sử dụng.
Bước 5: Giãn Cách Dòng
Sau khi soạn thảo xong, hãy giãn cách dòng để văn bản dễ đọc hơn.
Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl + A) > Line and Paragraph Spacing > Line Spacing > Chọn 1.5 lines
Bước 6: Căn Đều Hai Bên
Chọn toàn bộ văn bản (Ctrl + A) > Nhấn biểu tượng căn đều hai bên
Bước 7: Lưu File
Sau khi hoàn thành các bước trên, hãy lưu file văn bản của bạn.
2. Bố Cục Chuẩn Của Văn Bản Hành Chính
Bố cục 1 văn bản chuẩn theo quy định của Việt Nam
Bố cục văn bản chuẩn theo quy định bao gồm 15 phần như trong hình minh họa. Mỗi phần có vai trò riêng và cần được trình bày theo quy định cụ thể.
3. Một Số Quy Định Cần Lưu Ý
1. Phông Chữ: Bắt buộc sử dụng phông chữ Times New Roman với bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001.
2. Khổ Giấy: Sử dụng khổ giấy A4 cho mọi loại văn bản hành chính.
3. Đánh Số Trang: Số trang được đặt canh giữa, sử dụng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, không hiển thị số trang đầu tiên.
4. Tên Cơ Quan Ban Hành: Ghi đầy đủ tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành văn bản.
5. Tên Loại Và Trích Yếu Nội Dung: Tên loại văn bản in hoa, cỡ chữ 13-14, đậm. Trích yếu nội dung in thường, đậm, đặt dưới tên loại văn bản và có dòng kẻ ngang.
6. Căn Cứ Ban Hành: Ghi đầy đủ tên, loại, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung của văn bản được dùng làm căn cứ.
7. Chữ Ký: Bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định.
8. Dấu, Chữ Ký Số Cơ Quan: Thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nếu có).
9. Phụ Lục: Nếu văn bản có phụ lục, phải có chỉ dẫn rõ ràng.
Kết Luận
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết giúp bạn soạn thảo văn bản trên Word chuẩn Việt Nam. Hãy cùng Taigamemoi.net tạo ra những văn bản chuyên nghiệp và đúng quy định nhé! Đừng quên để lại bình luận nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào!
